• Diarienummer: UFV 2003/304
  • Beslutsdatum: 2003-02-25
  • Beslutsfattare: Rektor
  • Dokumenttyp: Riktlinje

Orginaldokumentet i sin helhet återfinns i universitetets diarium.

E-posthantering: tillvägagångssätt vid diarieföring och användning av vissa funktionsadresser.

Innehåll:

E-post, som skall diarieföras, kan lämnas till respektive registrator på två sätt. Antingen skickas den med e-post till registratorn eller så skrivs den ut på papper och lämnas till registratorn.

Inlämning till registrator via e-post

Att lämna ett e-brev för diarieföring går till så att tjänstemannen öppnar ebrevet som skall diarieföras. Därefter skickar tjänstemannen e-brevet med eventuella bilagor vidare (vidarebefordra, skicka vidare, eller motsvarande i e-postprogrammets meny) till registrator. Ett redan befintligt ärende kompletteras med diarienummer högst upp i brevet innan det skickas till registrator. Observera att vissa e-postprogram inte automatiskt vidarebefordrar bilagor.

När registratorn mottager e-brevet diarieförs detta som vanligt. Registratorn skall vara uppmärksam på att som handlingens ingivare ange den ursprungliga avsändaren och inte tjänstemannen som lämnat handlingen till diariet. Avser e-brevet ett nytt ärende bör registratorn därefter skicka en bekräftelse till tjänstemannen med uppgifter om diarienummer mm. Denna bekräftelse bör även skickas till den ursprungliga ingivaren.

Inlämning till registrator via papper

E-postbrevet och eventuell bilaga kan även diarieföras genom utskrift på papper. Utskriften lämnas sedan till registrator för diarieföring och hanteras därvid på samma sätt som ärenden inkomna via brevpost.

Funktionsadresser för vissa befattningar/funktioner

Vid universitetet centralt

Vid kontakt med centrala funktioner inom universitetet kan inte kännedom om enskilda personers e-postadresser förutsättas. I Uppsala universitets policy för domännamnshantering (UFV 2000/753) finns därför vissa rekommenderade funktionsadresser. En komplettering med ytterligare adresser behövs.
 

Centralt förutsätts sålunda följande adresser vara tillgängliga:
Uppsala.universitet@uu.se alias för registrator
rektor@uu.se alias för rektor
prorektor@uu.se alias för prorektor
forvaltningschef@uu.se alias för förvaltningschef
registrator@uu.se alias för registrator
stud.exp@uadm.uu.se studerandeexpeditionen vid Studerandebyrån
juravd@uadm.uu.se Juridiska avdelningen vid förvaltningen

Vid institutioner/motsvarande

Inte heller vid kontakt med en institution/motsvarande kan kännedom om enskilda personers e-postadresser förutsättas. Det finns därför starka skäl för att kunna adressera inst/motsv via en funktionsadress. Varje inst/motsv skall därför ha en e-postadress inst@inst.uu.se. Detta innebär att institutionens/mostv domän sätts som prefix före @-tecknet, exempelvis statsvet@statsvet.uu.se. Denna e-postadress behöver fortlöpande kontrolleras med avseende på inkommande post. Detta kan upplevas som betungande i de fall adressen utgör ett alias för enskild person och bör istället lösas på följande sätt:

Vid varje institution och/eller avdelning kan ett e-postkonto skapas som kan delas av valfritt antal personer. E-postadressen inst@inst.uu.se kan vara kopplad till ett konto, en brevlåda, som kan avläsas av flera personer. Universitetets e-postsystem stödjer IMAP (Internet Message Access Protocol) som möjliggör att flera personer samtidigt kan se e-brev som anlänt till ett kontos brevlåda. Detta utan att på något sätt blandas med eller hindra personens vanliga e-postfunktion. De flesta e-postprogram som personal vid Uppsala universitet använder stödjer IMAP och kan hantera flera konton samtidigt i samma program.

I enlighet med policyn för domännamnshantering (UFV 2000/753) kvarstår rekommendationen gällande:
prefekt@inst.uu.se alias för prefekt
studierektor@inst.uu.se alias för studierektor

Då inkomna brev till Uppsala universitets centrala e-postserver kan läsas även via valfri webbläsare kan e-post i de flesta fall hanteras även om man är på annan ort, så länge det finns tillgång till Internetansluten dator. Detta gäller såväl funktionsadresser som personliga adresser.

Funktionskonton beställs av IT-stöd. För mer information se: IMAP och funktionskonton
 

I enlighet med ovanstående beslutar rektor att universitetets domännamnspolicy (UFV 2000/753) kompletteras på ovan angivet sätt med avseende på funktionsadresser och deras användning.

Om dokumentet

Beslutsfattare

Rektor

Beslutsdatum

2003-02-25

Ansvarig organisation

IT-avdelningen

Kategoriserat som

Arkiv och registratur

Dokumenttyp

Riktlinje