• Diarienummer: UFV 2005/57
  • Beslutsdatum: 2005-06-21
  • Beslutsfattare: Konsistoriet
  • Dokumenttyp: Handlingsplan

Orginaldokumentet i sin helhet återfinns i universitetets diarium.

Kommunikationspolicy för Uppsala universitet

Innehåll:

Förord

Uppsala universitet står inför en rad utmaningar som kräver en hög och samlad kompetens inom kommunikationsområdet. Konkurrensen om forskningsmedel, studenter och medarbetare ökar. Uppsala universitet ska behålla och stärka sin framträdande position som ett internationellt forskningsuniversitet med levande traditioner och dynamisk, nyskapande verksamhet. Samordnade kommunikationsinsatser är ett slagkraftigt och kostnadseffektivt sätt att tydliggöra denna position.
Målet med kommunikationen är att skapa och upprätthålla en relation med interna och externa intressenter för att utveckla verksamheten och uppfylla verksamhetsmålen. Genom kommunikation med utvalda målgrupper kan universitetet också utveckla effektiva och trovärdiga budskap för positionering i omvärlden.


Samordnad kommunikation 

Nedanstående dokument är grunden för samordningen av Uppsala universitets kommunikationsarbete:
• Universitetets kommunikationspolicy beskriver övergripande principer och riktlinjer för kommunikationsarbetet. Den anger också ansvarsfördelningen och beskriver viktiga målgrupper. Policyn har sin utgångspunkt i Uppsala universitets mål och strategier.
Ansvarig handläggare: Informationschefen. Beslutsnivå: Konsistoriet.
Kommunikationsstrategin ger anvisningar om konkreta metoder för kommunikationsarbetet utifrån universitetets kommunikationspolicy.
Ansvarig handläggare: Informationschefen. Beslutsnivå: Rektor.
• Årliga kommunikationsplaner beskriver konkreta, universitetsgemensamma aktiviteter med utgångspunkt i kommunikationspolicyn och kommunikationsstrategin. Planerna utarbetas i samarbete med områdeskanslierna och studerandebyrån.
Ansvarig handläggare: Informationschefen. Beslutsnivå: Rektor.
 

Nyckelord 

Följande nyckelord (ej rangordnade) är centrala för Uppsala universitet: 

Fördomsfrihet 

Alla kommunikationsaktiviteter ska vara i samklang med universitetets jämställdhets- och likabehandlingssträvanden.

Relevans 

Informationen ska vara relevant ur mottagarens perspektiv och vara målgruppsanpassad i budskap, språk och tilltal.

Saklighet 

Uppsala universitet ska alltid skildra sakförhållanden på ett korrekt och nyanserat sätt.

Tillgänglighet 

All information ska ha ett rakt och okomplicerat språk och alltid vara lätt tillgänglig. All kommunikation ska vara i samklang med universitetets tillgänglighetsplan.

Tydlighet 

I all kommunikation ska universitetet ha en tydlig avsändaridentitet. Uppsala universitets grafiska profil ska användas i alla sammanhang där universitetet exponeras.

Öppenhet 

Offentlighetsprincipen ställer särskilda krav på en myndighet och vid Uppsala universitet ska interna och externa intressenters rätt till insyn i verksamheten alltid beaktas. Detta är en viktig förutsättning för trovärdighet i kommunikationen.

Ansvar


Varje enskild medarbetare och student har ett eget ansvar att söka information och kommunicera med kollegor, lärare och chefer inom universitetet om förhållanden som har betydelse för verksamheten.

Varje person i chefsställning ansvarar för att den interna och externa kommunikationen fungerar i den egna verksamheten.

Varje forskare ansvarar för att kommunicera med omvärlden om sin forskning.

Informationsavdelningen ansvarar för universitetets övergripande interna och externa kommunikation. Avdelningen har en rådgivande roll gentemot hela universitetet och tillhandahåller vissa specialistfunktioner. I ansvaret ingår att upprätta, uppdatera och implementera kommunikationspolicy, kommunikationsstrategi och kommunikationsplan.

Informatörer knutna till andra enheter har en rådgivande roll och svarar för intern och extern kommunikation inom respektive verksamhetsområde.

Målgrupper
 

Universitetets målgrupper (ej rangordnade) är:
Allmänheten
Samverkan med det omgivande samhället är en av Uppsala universitets uppgifter. Genom att delta i samhällsdebatten och aktivt dela med sig av kunskap bidrar universitetet till en samhällsutveckling som främjar bildning, mångfald och kritiskt tänkande.

Alumner
Alumnverksamheten syftar till att öka samverkan mellan Uppsala universitet och det omgivande samhället. Alumnerna är viktiga ambassadörer för universitetet och kan också föra tillbaka mycket av sina kunskaper, erfarenheter och kontakter från arbetslivet till universitetet. Kommunikationsinsatser bidrar till att behålla och utveckla relationerna med alumner.

Finansiärer
Konkurrensen om ekonomiska medel hårdnar och globaliseras alltmer. Exponering av Uppsala universitets framgångar – framför allt i de kanaler som har störst vetenskaplig tyngd – bidrar till en framgångsrik finansiering.

Journalister
Massmedia är en effektiv kanal för att nå universitetets samtliga målgrupper. Generös service till representanter från massmedier och aktivt deltagande i den forsknings- och utbildningspolitiska debatten är därför en viktig faktor i Uppsala universitets kommunikation.

Medarbetare och studenter
En väl fungerande intern kommunikation är en förutsättning för en god och utvecklande arbets- och studiemiljö. Intern kommunikation handlar om att göra människor i organisationen delaktiga i universitetets verksamhet. Den har också betydelse för att den externa kommunikationen ska bli effektiv och trovärdig.

Näringsliv och offentlig förvaltning
Samverkan med näringsliv och offentlig förvaltning är en viktig förutsättning för verksamhetens utveckling och förnyelse. Aktivt deltagande i sammanhang där företag och myndigheter agerar ökar universitetets konkurrenskraft som samarbetspartner och ger goda förutsättningar för rekrytering av deltagare till uppdragsutbildningar.

Potentiella medarbetare
Den nationella och internationella konkurrensen om de bästa medarbetarna hårdnar. Konsekvent kommunikation om den goda arbetsmiljön och de utvecklingsmöjligheter Uppsala universitet erbjuder bidrar till en effektiv och framgångsrik rekrytering av medarbetare.

Potentiella studenter
Potentiella studenter i alla åldersgrupper är en viktig målgrupp för Uppsala universitet. Konkurrensen om studenter till grundutbildning och forskarutbildning har skärpts både nationellt och internationellt. En aktiv och levande dialog med denna målgrupp är viktig för att kunna rekrytera de bästa studenterna.

Svenska universitet och högskolor
Genom allianser med andra universitet och högskolor i landet kan Uppsala universitet stärka forskningssamarbetet, bredda sitt utbud och förenkla rekryteringen av studenter till bl a mastersutbildningarna. Kommunikation med andra universitet och högskolor stärker Uppsala universitets konkurrenskraft som samarbetspartner.

Utländska universitet
Internationella kontakter är en viktig förutsättning för verksamhetens utveckling och förnyelse. Kommunikation med högklassiga utländska universitet bidrar till att göra Uppsala universitet till ett attraktivt alternativ för utländska studenter och forskare.

Rättsliga aspekter 

Uppsala universitet är en statlig myndighet. Därför underordnas denna policy flera lagar och förordningar som är tillämpbara på såväl intern som extern kommunikation.
• Regeringsformen och tryckfrihetsförordningen reglerar allas rätt till åsiktsfrihet, yttrandefrihet och informationsfrihet.
• Förvaltningslagen reglerar serviceskyldigheten gentemot medborgarna.
• Högskolelagen anger högskolornas och universitetens skyldighet att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet.
• Högskoleförordningen reglerar rätten till utbildningsinformation.
Även upphovsrättslagstiftningen, personuppgiftslagen, jämställdhetslagen, lagen om likabehandling av studenter och lagen om medbestämmande i arbetslivet påverkar verksamhetsområdet information och kommunikation.

Om dokumentet

Beslutsfattare

Konsistoriet

Beslutsdatum

2005-06-21

Ansvarig organisation

Kommunikationsavdelningen

Kategoriserat som

Kommunikation och information

Dokumenttyp

Handlingsplan